Fleet Admin

Ihre Mitarbeiter haben keine eigene E-Mail Adresse? Kein Problem! Melden Sie sich bei Ihrem Vimcar Ansprechpartner, dieser wird Ihnen die Funktion freischalten, Nutzer ohne E-Mail-Adresse und über einen Benutzernamen anzulegen. Der Fuhrparkverantwortliche hat im Anschluss die Möglichkeit Passwörter manuell zu vergeben.

Wir empfehlen Ihnen nach Kategorisierung aller Fahrten das Fahrtenbuch zu beenden und zu archivieren. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit den Nutzer zu sperren oder zu löschen. Der Nutzer kann dann nicht mehr auf das Fahrtenbuch zugreifen.

Sie haben die Möglichkeit den Link erneut zu versenden. Wählen Sie dafür das Ausrufezeichen im oberen Bereich des aufgerufenen Nutzers aus und klicken Sie die Option "neue Einladung schicken" an. Wurde der Account bereits aktiviert, steht die Option nicht mehr zur Verfügung.

Sie haben die Möglichkeit weitere Benutzer zu Flottenmanagern zu ernennen. Dazu wechseln Sie unter https://flotte.vimcar.com auf den Punkt "Einstellungen" > "Administratoren". Im Anschluss können Sie im Bereich "Administrator hinzufügen" den gewünschten Nutzer eingeben. Um eine Berechtigung zu entfernen, drücken Sie auf das Kreuz neben dem Benutzernamen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich Superadministratoren bzw. Administratoren mit entsprechenden Nutzerverwaltungsrechten zur Verfügung steht.

Der Fahrzeugtyp kann nachträglich nicht durch den Anwender geändert werden. Gern hilft Ihnen hier unser Support-Team weiter. Bitte lassen Sie uns alle notwendigen Informationen zukommen, nutzen Sie dafür unser Kontaktformular.

Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Personen genutzt und dürfen nicht für Privatfahrten verwendet werden. Dienstwagen sind Fahrzeuge, die fast ausschließlich von einer Person - auch für private Zwecke - genutzt werden. Daher gelten für sie andere Datenschutzanforderungen. Weiter Informationen finden Sie in unserem Lexikon.

Unter der Funktion "Fahrzeuge" können Sie alle Fahrzeuge und relevanten Informationen hinterlegen. Hier pflegen Sie alle Ihre Poolfahrzeuge und Dienstwagen ein, die in Ihrem Fuhrpark genutzt werden. Wir empfehlen Ihnen Fahrzeuge ausschließlich über Vimcar Fleet und nicht über das Vimcar Fahrtenbuch anzulegen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Fahrzeugeinstellungen korrekt eingepflegt werden.

In der Fahrzeugansicht sehen Sie rechts neben dem Stift-Symbol drei Punkte. Wenn Sie auf diese drei Punkte klicken, können Sie Fahrzeuge, die mit keinem Stecker verknüpft sind, archivieren. Ebenso können hier die Fahrtenbücher von Fahrzeugen, die mit einem Stecker verknüpft sind, beendet werden. Sobald ein Stecker nicht mehr mit einem Fahrzeug verknüpft ist, können Sie diesen für ein neues Fahrzeug verwenden.

Vimcar Booking ist eine Buchungsplattform für Ihren Fuhrpark. Mit Vimcar Booking können Sie verfügbare Firmenfahrzeuge einsehen und für bestimmte Zeiträume reservieren, sowie Ihre Buchungen verwalten. Vimcar Booking steht Ihnen in allen Fleet Produkten kostenfrei zur Verfügung.

Sie können selbst entscheiden, welche Fahrzeuge Sie für die Buchungsoption freigeben. So können Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, alle Poolfahrzeuge, nicht aber die Dienstwagen zu übertragen. Wählen Sie dazu als Administrator die Option "Für Buchung freigeben" in den Fahrzeugeinstellungen an.

Ja, Sie können auch Fahrzeuge anlegen und verwalten, die nicht mit einem Vimcar Fahrtenbuchstecker ausgestattet sind.

Aktuell ist die Nutzung ausschließlich über die Webseite https://booking.vimcar.com oder direkt aus der Weboberfläche https://flotte.vimcar.com möglich. Selbstverständlich können Sie die Seiten auch auf Ihrem mobilen Endgerät aufrufen.

Vimcar Booking steht Ihnen in den Fleet Produkten Fleet Admin und Fleet Pro zur Verfügung. Gern unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Angebot unter vimcar.de/flottenmanagement/anfrage.

Das ist möglich. Unter dem Bereich “Export” können Sie eine Kostenübersicht für den gesamten Fuhrpark oder einzelne Fahrzeuge herunterladen. Es kann hier zwischen einer Ansicht der aktiven, archivierten und allen Fahrzeugen gewechselt werden. Wählen Sie dazu einfach die Fahrzeuge aus, für die Sie einen Export anfordern möchten.

Folgende Export-Formate sind möglich: CSV, XLSX, WISO, PDF, HAUFE. Der Export im PDF-Format enthält alle notwendigen Angaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und wird aufgrund seiner Unveränderbarkeit vom Finanzamt akzeptiert. Bitte berücksichtigen Sie, dass wir die Exportformate HAUFE und WISO in einem importfähigen Zustand zur Verfügung stellen, aber keine Unterstützung für die entsprechenden Programme anbieten können. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an den Hersteller der jeweiligen Software.

Unseren Musterexport finden Sie hier.

Ausführliche Informationen zur rechtsicheren Dokumentation finden Sie hier

Die Abfahrt- und Ankunftszeit einer Fahrt sind für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches nicht notwendig. Aus diesem Grund erscheinen diese Angaben nicht auf dem PDF-Export. Ein Vielzahl weiterer Angaben finden Sie aber im CSV-Format unseres Exports. Benötigen Sie die Angabe aus anderen Gründen auf Ihrem PDF-Export, senden Sie uns eine kurze Nachricht über unser Kontaktformular.

Unter dem Punkt "Tankkarten" haben Sie die Möglichkeit entweder die Vimcar UTA Tankkarte zu bestellen oder eine bereits vorhandene Tankkarte einzurichten. Mehr Informationen zum Thema "Tankkarten" finden Sie hier.

Sowohl Fahrer als auch Fuhrparkverantwortliche können Ausgaben anlegen. Jede neue Ausgabe wird einem Fahrzeug und Kostenbereich zugewiesen. Alle wichtigen Eckdaten können Sie mitsamt Beleg speichern und nach Bedarf erneut abrufen oder exportieren. Rufen Sie dazu einfach den Punkt "Kosten" oder "Export" in Vimcar Fleet auf.

Nein, dies ist nicht notwendig. Kosten können auch als wiederkehrende Kosten angelegt werden. Klicken Sie dafür auf das Kästchen “Wiederkehrend” und wählen Sie das gewünschte Intervall aus.

Größere Ausgabenlisten können Sie über den Kostenimport hochladen, wir pflegen die übermittelten Daten dann für Sie ein.

Bitte beachten Sie, dass die Kennzeichen der Tankkarten mit den Kennzeichen in Fleet übereinstimmen müssen, damit die Zuordnung der Kosten funktioniert. Für weitere Fragen nutzen Sie bitte unser Kontaktformular.

Bisher sind Integrationen der Anbieter UTA, DKV, Aral und Westfalen möglich. Falls Sie Tankkarten eines anderen Anbieters in Vimcar Fleet integrieren möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Vimcar Ansprechpartner.