Fahrtenbuch

Wir benötigen grundsätzlich keine Vorabinformation über einen Werkstattbesuch. Bitte weisen Sie die Mitarbeiter der Werkstatt darauf hin, dass Sie einen OBD-Stecker zur Erstellung eines lückenlosen Fahrtenbuchs verwenden. Machen Sie bitte darauf aufmerksam, dass der Stecker bei jeder Fahrt in das Fahrzeug eingesteckt sein sollte. Wurden Fahrten ohne Stecker durchgeführt, sollten Sie darüber informiert werden. Notieren Sie sich bitte zusätzlich zur Sicherheit den Kilometerstand vor dem Werkstattbesuch und vergleichen diesen mit dem Kilometerstand nach Abholung des Fahrzeuges. Wurden alle Daten korrekt erfasst, ist keine weitere Meldung notwendig. Sollte sich der Kilometerstand verändert haben und diese Fahrten in Ihrem Fahrtenbuch nicht aufgeführt sein, geben Sie uns bitte zeitnah mit dem genauen Zeitraum des Werkstattaufenthaltes Bescheid - wir können diese Fahrten dann nachtragen. Nutzen Sie bitte dafür unser Kontaktformular.

Im besten Fall besteht für den Aufenthalt in der Werkstatt ein Protokoll, welches aufzeigt wie viele Kilometer gefahren wurden. Sind diese Fahrten nicht im Fahrtenbuch ersichtlich, teilen Sie uns diese bitte unter Angabe aller bekannten Daten, wie z.B. der Abgabe- und Abholkilometerstände, sowie gefahrenen Distanzen, im folgenden Kontaktformular mit.

Wir benötigen grundsätzlich nur dann eine Information über den Werkstattbesuch, wenn Fahrten ohne Fahrtenbuchstecker durchgeführt wurden. Wenn dies der Fall ist, wenden Sie sich bitte zeitnah nach dem Ende des Werkstattbesuchs mit der Angabe des Zeitraums und des Kilometerstandes an uns - wir können diese Fahrten dann nachtragen. Falls Sie zusätzlich den Kilometerstand vom Beginn des Werkstattbesuchs notiert haben, geben Sie diesen bei der Meldung bitte ebenfalls mit an. Sind alle Daten korrekt im Fahrtenbuch erfasst, ist keine weitere Meldung notwendig.

Bitte überprüfen Sie in diesem Fall, ob der Stecker korrekt mit der Schnittstelle verbunden ist. Bitte stecken Sie bei ausgeschalteter Zündung den Stecker erneut ein, um sicherzustellen, dass der Stecker nun wieder aufzeichnen kann. Melden Sie sich ebenfalls erneut in der Anwendung, in der Sie Ihre Fahrten kategorisieren, einmal ab- und wieder an. Sollten Ihnen Fahrten im Fahrtenbuch fehlen, nutzen Sie bitte das Kontaktformular.

Bitte stellen Sie sicher, dass nach der Diagnose der Vimcar Stecker wieder regulär eingesteckt wird. Wurden Fahrten ohne Stecker durchgeführt, sollten Sie als Fahrzeughalter darüber informiert werden. Bitte melden Sie fehlende Fahrten über das Kontaktformular.

Vorausgesetzt die dargestellte Fahrdistanz ist korrekt, haben Sie jederzeit innerhalb der 7-Tage - Frist die Möglichkeit, die Endadresse manuell anzupassen. In den mobilen Applikation tippen Sie dazu einfach auf die Endadresse der Fahrt. Auf unserer Weboberfläche fahrtenbuch.vimcar.com klicken Sie dafür auf den Bearbeitungsstift neben der Fahrt.

Gern besprechen wir weitere Lösungsmöglichkeiten mit Ihnen. Kontaktformular

Vimcar erfragt bei jeder Kategorisierung einer betrieblichen Fahrt, ob ein "Kontakt" angelegt werden soll. Mithilfe der aktivierten "Umkreiserkennung" werden diese Kontakte zukünftig abgeglichen und bei der Kategorisierung vorgeschlagen. So können Sie ganz bequem nur noch die gewünschte Kategorie angeben.

Bitte stellen Sie sicher, dass in den Fahrzeugoptionen (iOS/Android: Fahrzeuge, Webseite: Fahrzeug > Informationen) die Option "Ortserkennung" aktiviert ist. Bitte melden Sie sich im Anschluss einmal ab- und erneut mit Ihren Zugangsdaten an.


Für weitere Anliegen nutzen Sie bitte die Funktion Fahrt melden in der Detailansicht der Fahrt über die mobile Vimcar App oder unser Kontaktformular.

Hierbei handelt es sich ausschließlich um die dargestellte End- und Zieladresse Ihrer Fahrt. Die tatsächlich aufgezeichnete Distanz wird korrekt in Ihrem Fahrtenbuch angezeigt.

Im ersten Schritt empfehlen wir sicherzustellen, dass sich die Anwendung auf dem aktuellen Stand befindet. Bitte melden Sie sich dazu über den Menüpunkt "Mein Profil" einmal ab- und wieder an. Werden die Fahrten weiterhin nicht korrekt dargestellt, nutzen Sie bitte unser Kontaktformular und teilen uns möglich detailliert die Daten der Fahrt mit. Bitte stellen Sie sicher, dass der Stecker fest mit der OBD-Schnittstelle verbunden ist. Ziehen Sie das Gerät dafür bei abgeschaltetem Motor vollständig ab- und stecken es danach erneut fest ein. Kontaktformular

Wir helfen Ihnen gern weiter. Bitte teilen Sie uns die betroffene(n) Fahrte(n) möglichst detailliert über die Funktion Fahrt melden in der Detailansicht der Fahrt über die mobile Vimcar App mit oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

Wir empfehlen bei der Kategorisierung der Fahrt den Standortwechsel mithilfe der Kommentarfunktion ausführlich darzustellen, so sind die Angaben für die Finanzbehörden nachvollziehbar.

Gern prüfen wir die betroffene(n) Fahrt(en). Bitte nutzen Sie die Funktion Fahrt melden in der Detailansicht der Fahrt über die Vimcar App oder unser Kontaktformular.

Bei einem nicht vollständig verbundenen Stecker besteht die Gefahr, dass Fahrten nicht korrekt aufgezeichnet werden können. Ziehen Sie daher das Gerät bei abgeschaltetem Motor vollständig ab- und stecken es danach erneut fest ein. Bitte melden Sie sich im Anschluss über den Menüpunkt "Mein Profil" einmal aus Ihrem Vimcar-Konto ab- und wieder an. Werden die Fahrten weiterhin nicht korrekt dargestellt, nutzen Sie bitte unser Kontaktformular und teilen uns möglich detailliert die Daten der Fahrt mit. Kontaktformular

Wenn Sie Fahrten zusammenführen, sind die Zwischenstopps nicht mehr sichtbar. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang, wenn Sie die Fahrten bereits kategorisiert haben, nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Führen Sie deshalb Hin- und Rückfahrt von Betriebsfahrten oder Arbeitswegen nicht zusammen, da dies dazu führen würde, dass Ihr Finanzamt die Zwischenstopps (und damit die Zieladresse) der Fahrt nicht mehr einsehen kann. Nutzen Sie bei längeren Umwegfahrten das Bemerkungsfeld und notieren Sie den Grund der Umwegfahrt oder den betrieblichen Anlass der Zwischenstopps.

Da wir keinen direkten Zugriff auf den Kilometerstand Ihres Fahrzeuges haben, rechnet unserer System anhand der von uns analysierten Daten mit. Um einen Abgleich zwischen realem und errechneten Kilometerstand zu schaffen, sowie entstandene Abweichungen auszugleichen, erfragt das System alle 5000 gefahrene Kilometer oder alle 30 Tage Ihren aktuellen Kilometerstand. Unser Tipp: Bitte lesen Sie den Kilometerstand immer direkt von Ihrem Tacho im Fahrzeug ab. Stellen Sie bitte sicher, dass zur Ablesung die Zündung abgeschaltet ist. Es empfiehlt sich den Kilometerstand nach der letzten Fahrt oder vor Beginn der ersten Fahrt des Tages durchzuführen.

Unser Tipp: Bringen Sie die Anwendung auf den aktuellen Stand. Melden Sie sich über den Menüpunkt "Mein Profil" einmal ab- und wieder an. Ist die Eingabe des Kilometerstands weiterhin nicht möglich, teilen Sie uns bitte Ihren aktuellen Kilometerstand unter Angabe des Erfassungszeitpunkts (Datum und Uhrzeit) über unser Kontaktformular mit.

Eine nachträgliche Änderung des eingegeben Kilometerstandes ist durch den Anwender nicht vorgesehen. Gern unterstützt Sie hier unser Support-Team. Bitte teilen Sie uns Ihren aktuellen Kilometerstand unter Angabe des Erfassungszeitpunkts (Datum und Uhrzeit) und möglichst alle Details zu der fehlerhaften Eingabe des Kilometstands über unser Kontaktformular mit.

Aufgrund verschiedener Faktoren - wie zum Beispiel die Profiltiefe der Reifen, Kurvenradien, Rundungsdifferenzen, herstellerbezogene Eigenheiten beim Tacho - kann es zu Abweichungen zwischen dem tatsächlichen und errechneten Kilometerstand kommen. Diese Differenz wird durch den regelmäßigen Abgleich des Kilometerstandes ausgeglichen. Vimcar fordert Sie alle 30 Tage oder 5000 gefahrene Kilometer zum Abgleich des Kilometerstandes auf.

Nach der Eingabe des Kilometerstandes werden bestehende Differenzen rückwirkend bis zur vorherigen Eingabe des Kilometerstandes prozentual auf alle Fahrten verteilt.

Ja, andernfalls kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch verwerfen! Gemäß den Verlautbarungen der Finanzverwaltung sollte der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Wir setzen deshalb auf die größtmögliche Sicherheit: Unser System fragt Sie alle 5.000 gefahrenen Kilometer oder alle 30 Tage nach dem Kilometerstand laut Tacho. Bitte kommen Sie dieser Aufforderung regelmäßig nach, mindestens aber zweimal im Jahr. Das Unterlassen dieser Aufforderung stellt einen Verstoß gegen unsere AGB dar.

Alle BMW-Modelle ab dem Baujahr 2014 mit der Sonderausstattung SA302 (Diebstahlwarnanlage (DWA)) sowie einige Modelle der Hersteller Audi, Mini, Skoda, VW und Porsche, die mit einer auch die OBD-Schnittstelle überwachenden Alarmanlage ausgestattet sind, benötigen eine spezielle Konfiguration des Vimcar Fahrtenbuchsteckers. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, wenn Sie planen, unser Fahrtenbuch in einem solchen Fahrzeug einzusetzen oder nicht sicher sind, ob Ihr Fahrzeug über die Sonderausstattung verfügt. Wir können Ihnen schnell weiterhelfen! Nutzen Sie dazu bitte das Kontaktformular.

Fahrzeuge, die mit einer Alarmanlage ausgestattet sind, die die OBD-Schnittstelle überwacht, benötigen eine spezielle Konfiguration des Vimcar Fahrtenbuchsteckers. Sollte Ihr Fahrzeug betroffen sein, senden Sie uns bitte eine kurze Nachricht. Wir können Ihren Fahrtenbuchstecker dann mit einer speziellen Konfiguration per Fernupdate aktualisieren. Bitte nutzen Sie dafür unser Kontaktformular.

Unser Support-Team sendet über das Mobilfunknetz eine neue Konfiguration auf Ihren Stecker. Bitte nutzen Sie den Stecker gewohnt weiter, damit das Update übertragen werden kann. Damit der Alarm nicht auslöst, ziehen Sie das Gerät bitte nach dem Ende der Fahrt ab und stecken Sie es vor dem Beginn einer neuen Fahrt wieder ein. Der Installationsvorgang dauert in der Regel nicht länger als 24 Stunden. Sobald das Update erfolgreich übertragen wurde, erhalten Sie von uns umgehend eine Bestätigung.

Um einen Export Ihres Fahrtenbuches zu erstellen, wählen Sie im Menü der App oder Web-Version den Bereich “Export” aus. Hier können Sie den gewünschten Zeitraum sowie das Format des Exports auswählen und im Anschluss per E-Mail zusenden lassen. In der Web-Version haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Export direkt herunterzuladen.

Unseren Musterexport finden Sie hier.

Ausführliche Informationen zur rechtsicheren Dokumentation finden Sie hier

Die Abfahrt- und Ankunftszeit einer Fahrt sind für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches nicht notwendig. Aus diesem Grund erscheinen diese Angaben nicht auf dem PDF-Export. Ein Vielzahl weiterer Angaben finden Sie aber im CSV-Format unseres Exports. Benötigen Sie die Angabe aus anderen Gründen auf Ihrem PDF-Export, senden Sie uns eine kurze Nachricht über unser Kontaktformular.

Folgende Export-Formate sind möglich: CSV, XLSX, WISO, PDF, HAUFE. Der Export im PDF-Format enthält alle notwendigen Angaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und wird aufgrund seiner Unveränderbarkeit vom Finanzamt akzeptiert. Bitte berücksichtigen Sie, dass wir die Exportformate HAUFE und WISO in einem importfähigen Zustand zur Verfügung stellen, aber keine Unterstützung für die entsprechenden Programme anbieten können. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an den Hersteller der jeweiligen Software.

Das ist selbstverständlich möglich. Im Bereich “Export” auf unserer Webseite https://fahrtenbuch.vimcar.com haben Sie dazu die Möglichkeit zwischen der Anzeige aller/aktiver/archivierter Fahrzeuge zu wechseln. In den mobilen Applikationen wählen Sie dazu einfach das "ausgegraute" Fahrzeug im Export-Bereich aus.

Wird im Fahrtenbuch eine Fahrt mit <1 gekennzeichnet, bedeutet das, dass mit dem Fahrzeug weniger als 500 Meter gefahren worden sind. Der Grund dafür ist, dass die Kilometerangaben zu den einzelnen kategorisierten Fahrten nur gerundet dargestellt werden, zwecks besserer Übersichtlichkeit. Unser System rechnet aber im Hintergrund mit den exakten Werten (d.h. nicht nur mit den gerundeten Kilometerwerten). Hierdurch ist sichergestellt, dass die Summe der gefahrenen Kilometer in der Jahresübersicht (aufgeschlüsselt nach Betrieblich, Arbeitsweg und Privat) exakt ermittelt wird.

Vimcar Fleet ist unsere Fuhrparkmanagement-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. In Vimcar Fleet können Sie unter anderem die Fahrzeuge Ihres Fuhrparks einfach und schnell verwalten, Statistiken einsehen, Fahrzeugkosten dokumentieren, das nächstgelegene Fahrzeug finden, Verträge anlegen und natürlich die Fahrtenbücher Ihrer Fahrzeuge einsehen. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Homepage unter dem Bereich Vimcar Flottenmanagement. Allgemeine Informationen rund um das Thema Fuhrpark finden Sie in unserem Vimcar Lexikon.

Vimcar Fleet wurde speziell für die Fuhrparks von kleinen und mittelständischen Unternehmen konzipiert, bei denen kein Vollzeit-Fuhrparkleiter tätig ist. Auch für kleinere Flotten kann sich ein digitales Fuhrparkmanagement lohnen, um alle Fahrzeuge inklusive Fahrtenbüchern, Kosten usw. einfach verwalten zu können. Mehr Informationen zum Fuhrparkleiter erhalten Sie hier.

Ja. Für alle Fahrzeuge, die Sie bei Vimcar Fleet anlegen und die über einen Fahrtenbuchstecker verfügen, können Sie die Fahrtenbücher verwalten und exportieren. Bei Poolfahrzeugen können außerdem unkategorisierte Fahrten direkt eingesehen werden. Für Dienstwagen ist dies aus Datenschutzgründen nicht möglich.

Generell haben Fuhrparkverantwortliche als „Administratoren“ Zugriff auf Vimcar Fleet. Fahrer werden als "Nutzer" angelegt, die Fahrtenbuch führen, aber nicht die Fahrzeugverwaltung einsehen können. Diese Personengruppen haben in der Software unterschiedliche Rechte, die der Administrator verwalten kann. So können Sie individuell entscheiden, wer Nutzerrechte, Fahrzeuge, Gruppen oder Flotteneinstellungen verwalten und Fahrtenbücher exportieren darf und können auch einer betriebsexternen Person – beispielsweise Ihrem Steuerberater – Zugriff auf Fahrtenbuchexports erteilen.

Ja, Sie können sowohl die Nutzer in Gruppen unterteilen, als auch Geschäftspartner und vorgefertigte Anlässe als Listen einer bestimmten Gruppe zuordnen. Diese Geschäftspartner und Anlässe sind dann für die Gruppenmitglieder in den Fahrtenbuch-Apps sichtbar und können zur schnellen Zuordnung von Fahrten verwendet werden.

Mit unseren Produkten Vimcar GEO oder Vimcar Pro haben Sie die Möglichkeit Poolfahrzeuge zu orten und gefahrene Routen nachzuvollziehen. Der Datenschutz ist uns hier natürlich besonders wichtig. In unserem eBook "Datenschutz im Fuhrpark" haben wir für Sie die wichtigsten Fakten zusammengestellt.

Da die Flottengröße von Unternehmen zu Unternehmen variieren, erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot - kontaktieren Sie uns einfach unter fleet@vimcar.com.