FAQ

Im besten Fall besteht für den Aufenthalt in der Werkstatt ein Protokoll, welches aufzeigt wie viele Kilometer gefahren wurden. Sind diese Fahrten nicht im Fahrtenbuch ersichtlich, teilen Sie uns diese bitte unter Angabe aller bekannten Daten, wie z.B. der Abgabe- und Abholkilometerstände, sowie gefahrenen Distanzen, im folgenden Kontaktformular mit.

Hierbei handelt es sich ausschließlich um die dargestellte End- und Zieladresse Ihrer Fahrt. Die tatsächlich aufgezeichnete Distanz wird korrekt in Ihrem Fahrtenbuch angezeigt.

Da wir keinen direkten Zugriff auf den Kilometerstand Ihres Fahrzeuges haben, rechnet unserer System anhand der von uns analysierten Daten mit. Um einen Abgleich zwischen realem und errechneten Kilometerstand zu schaffen, sowie entstandene Abweichungen auszugleichen, erfragt das System alle 5000 gefahrene Kilometer oder alle 30 Tage Ihren aktuellen Kilometerstand. Unser Tipp: Bitte lesen Sie den Kilometerstand immer direkt von Ihrem Tacho im Fahrzeug ab. Stellen Sie bitte sicher, dass zur Ablesung die Zündung abgeschaltet ist. Es empfiehlt sich den Kilometerstand nach der letzten Fahrt oder vor Beginn der ersten Fahrt des Tages durchzuführen.

Fahrzeuge, die mit einer Alarmanlage ausgestattet sind, die die OBD-Schnittstelle überwacht, benötigen eine spezielle Konfiguration des Vimcar Fahrtenbuchsteckers. Sollte Ihr Fahrzeug betroffen sein, senden Sie uns bitte eine kurze Nachricht. Wir können Ihren Fahrtenbuchstecker dann mit einer speziellen Konfiguration per Fernupdate aktualisieren. Bitte melden Sie sich hier.

Die Abfahrt- und Ankunftszeit einer Fahrt sind für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuches nicht notwendig. Aus diesem Grund erscheinen diese Angaben nicht auf dem PDF-Export. Ein Vielzahl weiterer Angaben finden Sie aber im CSV-Format unseres Exports. Benötigen Sie die Angabe aus anderen Gründen auf Ihrem PDF-Export, senden Sie uns eine kurze Nachricht über unser Kontaktformular.

Sie haben die Möglichkeit den Link erneut zu versenden. Wählen Sie dafür das Ausrufezeichen im oberen Bereich des aufgerufenen Nutzers aus und klicken Sie die Option "neue Einladung schicken" an. Wurde der Account bereits aktiviert, steht die Option nicht mehr zur Verfügung.

Sie haben die Möglichkeit innerhalb Ihrer Fuhrparkverwaltung weitere Benutzer zu Fuhrparknmanagern zu ernennen.

Dazu wechseln Sie auf den Punkt "Einstellungen" > "Administratoren". Im Anschluss können Sie im Bereich "Administrator hinzufügen" den gewünschten Nutzer eingeben. Um eine Berechtigung zu entfernen, drücken Sie auf das Kreuz neben dem Benutzernamen.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich Superadministratoren bzw. Administratoren mit entsprechenden Nutzerverwaltungsrechten zur Verfügung steht.

Unter der Funktion "Fahrzeuge" können Sie alle Fahrzeuge und relevanten Informationen hinterlegen. Hier pflegen Sie alle Ihre Poolfahrzeuge und Dienstwagen ein, die in Ihrem Fuhrpark genutzt werden. Wir empfehlen Ihnen Fahrzeuge ausschließlich über Vimcar Fleet und nicht über das Vimcar Fahrtenbuch anzulegen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Fahrzeugeinstellungen korrekt eingepflegt werden.

Nein, dies ist nicht notwendig. Kosten können auch als wiederkehrende Kosten angelegt werden. Klicken Sie dafür auf das Kästchen “Wiederkehrend” und wählen Sie das gewünschte Intervall aus.

Größere Ausgabenlisten können Sie über den Kostenimport hochladen, wir pflegen die übermittelten Daten dann für Sie ein.

Das ist möglich. Unter dem Bereich “Export” können Sie eine Kostenübersicht für den gesamten Fuhrpark oder einzelne Fahrzeuge herunterladen. Es kann hier zwischen einer Ansicht der aktiven, archivierten und allen Fahrzeugen gewechselt werden. Wählen Sie hierfür die Fahrzeuge aus, für die Sie Kosten exportieren möchten.

Um die Routendokumentation innerhalb der Fuhrparkverwaltung zu nutzen, überprüfen Sie bitte, ob Ihr Poolfahrzeug für die Routendokumentation freigegeben ist.
Dazu wählen Sie bitte das betreffende Fahrzeug in Ihrer Fahrzeugliste aus und überprüfen den unter "Einstellungen" aufgeführten Punkt "Routendokumentation aktivieren".

Bitte stellen Sie hier sicher, dass diese Option eingeschaltet ist. Bitte beachten Sie, dass die Routendokumentation ausschließlich für Poolfahrzeuge zur Verfügung steht und aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht für Dienstwagen aktiviert werden kann. War die Option "Routendokumentation aktivieren" bisher nicht eingeschaltet, ist eine nachträgliche Darstellung der Fahrten vor der Aktivierung nicht möglich.

Über die “Fahrzeugortung” können Sie den aktuellen Standort aller Poolfahrzeuge einsehen, für die ein Standort verfügbar ist. Ein Standort ist dann verfügbar, wenn in einem Fahrzeug ein Vimcar Gerät installiert ist oder anderweitig Zugriff auf die GPS-Daten erteilt worden ist. Diese werden als blaue Symbole mit weißen Autos angezeigt. Fahrzeuge, die sich bewegen, werden mit einem Pfeil in Fahrtrichtung angezeigt.

Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Personen genutzt und dürfen nicht für Privatfahrten verwendet werden. Dienstwagen sind Fahrzeuge, die fast ausschließlich von einer Person (auch für private Zwecke) genutzt werden. Daher gelten für sie andere Datenschutzanforderungen, denen wir in unserer Software gerecht werden.

Wenn Sie ein Dienstwagen für private Zwecke nutzen, hat der Fuhrparkverantwortliche in Vimcar Fleet keine Möglichkeit Ihr Fahrzeug zu orten oder gefahrene Routen nachzuvollziehen. Auch ein Anfordern des PDF-Exportes ist ausdrücklich nur ohne Privatfahrten möglich. Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen hierzu an Ihren Fuhrpark-Manager.

Sie haben die Möglichkeit innerhalb Ihrer Fuhrparkverwaltung weitere Benutzer zu Fuhrparknmanagern zu ernennen.

Dazu wechseln Sie auf den Punkt "Einstellungen" > "Administratoren". Im Anschluss können Sie im Bereich "Administrator hinzufügen" den gewünschten Nutzer eingeben. Um eine Berechtigung zu entfernen, drücken Sie auf das Kreuz neben dem Benutzernamen.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion ausschließlich Superadministratoren bzw. Administratoren mit entsprechenden Nutzerverwaltungsrechten zur Verfügung steht.

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Führerscheine der Fahrer halbjährlich zu überprüfen. Mit unserer elektronischen Führerscheinkontrolle haben Sie Ihre Fahrer jederzeit im Blick. Diese übernehmen die Führerscheinkontrolle selbst und erhalten automatisierte Erinnerungen an Kontrollfristen. Der Fuhrparkverantwortliche muss erst im Eskalationsfall nach mehrfachem Versäumnis aktiv werden.

Wir empfehlen Ihnen nach der Kategorisierung aller Fahrten das Fahrtenbuch zu beenden und zu archivieren. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit den Nutzer zu sperren oder zu löschen. Der Nutzer kann dann nicht mehr auf das Fahrtenbuch zugreifen.

Um den strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben zu genügen, kann die Routendokumentation ausschließlich für Poolfahrzeuge aktiviert werden. Weitere Informationen rund um das Thema "Poolfahrzeuge" finden Sie in unserem Lexikon

Nein, derzeit können Sie Vimcar Booking nur im Browser nutzen.

Dienstwagen können nur einem Mitarbeiter zugewiesen werden, da dieser das Fahrzeug auch für private Fahrten nutzen könnte.

Um die E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie im Menü der Smartphone-App auf "Mein Profil" und die angegebene E-Mail-Adresse. Anschließend können Sie im nächsten Fenster die neue E-Mail-Adresse eingeben. In der Browser-Version können Sie diese Änderung unter den Einstellungen vornehmen, indem Sie im "Menü" unter "Mein Konto" auf "E-Mail ändern" klicken. Die Änderung muss anschließend noch im Posteingang der neuen Adresse bestätigt werden.

Haben Sie das Fahrtenbuch über unsere Website vimcar.de bestellt? In diesem Fall wurde automatisch ein Vimcar Konto für Sie erstellt. Zur Aktivierung des Kontos erhalten Sie nach Abschluss der Bestellung eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Klicken Sie auf den Link, um Ihr Konto zu aktivieren und Ihr Fahrtenbuch einzurichten.

Haben Sie das Fahrtenbuch über Lexware, Mediamarkt oder Amazon bestellt, enthält das beiliegende Handbuch einen Aktivierungscode. Auf der Website https://vimcar.de/registrierung können Sie damit ein neues Konto anlegen.

Die persönliche Stecker/Box-ID dient der eindeutigen Zuordnung Ihres Fahrtenbuchsteckers. Die 15-stellige Nummer befindet sich auf der Rückseite Ihres Fahrtenbuchsteckers zwischen den beiden Barcodes, sowie in Ihrer Produktbroschüre. Sie benötigen die Stecker-ID, um die Einrichtung Ihrer Fahrtenbuch App durchführen zu können.

Das Einstecken ist ganz einfach. Den Vimcar Fahrtenbuchstecker müssen Sie lediglich in die OBD2-Buchse im Fahrerraum Ihres Autos einstecken. Für die Installation ist der Besuch einer Werkstatt nicht nötig - auch die Motorhaube kann geschlossen bleiben. Sollten Sie den Steckplatz nicht direkt finden, hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. Nutzen Sie dafür bitte das Kontaktformular.

Um einen Export Ihres Fahrtenbuches zu erstellen, wählen Sie im Menü der App oder Web-Version den Bereich “Export” aus. Hier können Sie den gewünschten Zeitraum, sowie das Format des Exports auswählen und im Anschluss per E-Mail zusenden lassen. In der Web-Version haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den Export direkt herunterzuladen.

Bestellen Sie gleich hier.

Empfehlen Sie uns bei Ihren Kollegen und Freunden weiter und erhalten Sie eine Prämie von 50 €. Weitere Informationen finden Sie hier.

Die Lieferung Ihres Fahrtenbuchsteckers erfolgt nach Zahlungseingang innerhalb von 1 bis 3 Werktagen mit DHL. In Ihrem Paket erhalten Sie neben dem Stecker eine ausführliche Anleitung zur Installation des Geräts und zur Handhabung des Vimcar Fahrtenbuches.

Für die Nutzung unseres Fahrtenbuchsteckers in Ihrem Fahrzeug benötigen Sie eine funktionstüchtige OBD-Schnittstelle. Alle Fahrzeuge mit Ottomotor ab dem Baujahr 2001 oder Dieselmotor ab dem Baujahr 2004 müssen laut einer EU-Verordnung mit einer genormten OBD-Schnittstelle ausgerüstet sein. Alle BMW-Modelle ab dem Baujahr 2014 mit der Sonderausstattung SA302 (Diebstahlwarnanlage (DWA)) sowie Modelle der Hersteller Audi, Mini, Skoda, VW und Porsche, die mit einer auch die OBD-Schnittstelle überwachenden Alarmanlage ausgestattet sind, benötigen eine spezielle Konfiguration des Vimcar Fahrtenbuchsteckers. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team in Berlin, wenn Sie planen, unser Fahrtenbuch in einem solchen Fahrzeug einzusetzen oder nicht sicher sind, ob Ihr Fahrzeug über die Sonderausstattung verfügt. Wir können Ihnen schnell weiterhelfen! Sollten Sie mit einem hier nicht aufgeführten Hersteller und unserem Stecker Probleme mit der Alarmanlage haben, dann helfen wir Ihnen natürlich auch hier gerne weiter.

Alle Jaguar-Modelle ab dem Baujahr 2014, Land Rover ab dem Baujahr 2018 und der VW Golf Motorvariante 1,6l / 81kW benötigen eine alternative Auslesetechnologie in Form unserer Vimcar Box.

Bitte kontaktieren Sie hier unseren Kundenservice. Wir finden die passende Lösung für Ihr Fahrzeug.

Der Fahrtenbuchstecker ist mit einer SIM-Karte ausgerüstet und sendet die Daten somit selbstständig an das Vimcar-Rechenzentrum. Es ist daher nicht nötig, Ihr Smartphone während der Fahrt im Fahrzeug mitzuführen. Die Nutzung des Vimcar Fahrtenbuchs ist natürlich auch ohne Smartphone und ausschließlich über die Browser-Version möglich. Für die Datenübertragung wird standardmäßig das SSL-Verschlüsselungsprotokoll angewandt.

Fahrtdaten, die Ihr Fahrtenbuchstecker aufzeichnet, werden mittels Ihrer persönlichen IMEI synonymisiert übertragen. Innerhalb der geschützten Umgebung des Vimcar Rechenzentrums werden IMEIs und Nutzerkonten zugeordnet. Hier wird auch Ihr verschlüsseltes Backup vorgehalten. Alle Datenpakete, die zwischen Rechenzentrum und Ihrem Fahrtenbuch-Account ausgetauscht werden, sind mit dem SSL-Protokoll verschlüsselt. Die gesamte Vimcar Serverumgebung unterliegt dem "https Encryption" Standard. Die Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen Datenschutzregelungen nach BDSG und DSGVO.

Die Zuordnung von Fahrtdaten und Benutzerkonto geschieht erst im verschlüsselten Vimcar-Datenzentrum. Somit können nur Sie als autorisierter Nutzer Ihre Fahrtenbuchdaten einsehen. Bei technischen Problemen können Sie ein Mitglied des Vimcar Kundensupports nach einer Identitätsverifizierung telefonisch dazu beauftragen, auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen.

In der App als "Privat" kategorisierte Fahrten werden in Ihrem Fahrtenbuch-Export immer ohne Adressen angezeigt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, auch die Anzeige von Adressen und Uhrzeiten privater Fahrten innerhalb der App auszuschalten: Wählen Sie dazu einfach unter “Mein Profil” die Option “Privater Modus”, um die Anzeige von Adressen und Uhrzeiten privater Fahrten abzuschalten. Weitere Informationen rund um das Thema "Privatfahrten" finden Sie in unserem Lexikon.

Kein Problem: Laden Sie sich die App einfach auf einem anderen Smartphone herunter und loggen Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort Ihres Vimcar-Accounts ein. Da die Daten zentral im Vimcar Rechenzentrum gespeichert werden, werden Sie das Fahrtenbuch auf dem neuen Gerät so vorfinden, wie Sie es auf dem alten Smartphone hinterlassen haben. Zur Sicherheit sollten Sie bei Verlust Ihres Smartphones das Zugangspasswort zu Ihrem Vimcar Account ändern, um fremdem Zugriff vorzubeugen.

Das ist möglich. Im Apple App Store müssen Sie unter Umständen nach der Smartphone-App filtern, damit Ihnen die App angezeigt wird.

Poolfahrzeuge sind Fahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitern genutzt werden.

Nein. Nach dem Ablauf der 7-Tage - Frist kann eine Fahrt nicht mehr geändert werden. Fahrten, die nicht innerhalb von sieben Tagen (genau 7x24 Stunden nach Ende der Fahrt) einer Kategorie zugewiesen werden, werden automatisch und final als Privatfahrten deklariert. Somit erfüllt Vimcar die wesentliche Anforderung, dass ein Fahrtenbuch zeitnah geführt werden muss. Damit Sie diese Frist nicht überschreiten, können Sie sich im Menü der Smartphone-App unter "Mein Profil" und "Fahrtenbuch" die "7-Tage-Erinnerung" aktivieren, die Sie vor Ablauf der Frist per E-Mail und Push-Benachrichtigung über nicht zugeordnete Fahrten informiert. In der Browserversion finden Sie diese Funktion unter den "Einstellungen" im Bereich "7-Tage Frist".

Ja. Änderungen sind bis zu sieben Tage (7x24h) nach dem Ende der Fahrt möglich. Änderungen werden in der sogenannten Änderungshistorie festgehalten und sind in Ihrem Fahrtenbuch-Export dokumentiert. Hiermit wird einer gesetzlichen Anforderung der Finanzbehörden entsprochen. Innerhalb der ersten sieben Tage können Adressen und Kategorien beliebig verändert werden. Ausgenommen ist das Trennen von zusammengeführten Fahrten, die bereits einer Kategorie zugewiesen sind.

Nein. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem Vimcar Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.).

Ihr handschriftliches Fahrtenbuch können Sie jederzeit digital mit Vimcar weiterführen. Auch der Wechsel von dem digitalen Fahrtenbuch eines anderen Anbieters ist problemlos möglich. Sollten Sie derzeit nach der 1 %-Regelung versteuern, beachten Sie bitte, dass der Umstieg auf die Fahrtenbuchmethode (egal, ob handschriftlich oder digital) aus steuerrechtlichen Gründen nur zum Jahreswechsel möglich ist. Die Ausnahme: Wenn Sie den Firmenwagen wechseln, können Sie auch unterjährig Ihre Versteuerungsmethode neu wählen.